一、档案管理的重要性
档案工作是学校全局工作的重要组成部分，档案资源是学校重要的国有资产。学校各系统、各部门工作中产生、积累的各种文件材料，包括各类文件、计划、总结、评比、检查报告、会议记录、大事记；教学管理研究方案、科学技术研究记录、报告、学术论文、专著；招生与毕业生统计表、学生成绩汇总表、学生毕业论文；干部任免、教职员工人事调动和年度考核材料；建筑工程图纸、出版物、软件开发程序；新闻、宣传报道、各种声像制品；财务、仪器设备、固定资产等各类统计报表等，均是学校的档案资源，都要按规定将其收集、整理、归档。
学校各项工作形成的档案，既是我们当前工作的真实记录，也是未来工作查考的有力凭证，更是学校发展历史的文化积淀。既是物资财富，又是精神财富，更是宝贵的信息资源。时光会流转，生命要更迭，惟有档案是永存的。学校的历史深埋于档案之中，档案是全校师生员工劳动的成果，是学校发展壮大的见证，是校园文化永久的结晶。全校每一位师生员工，尤其是档案管理工作人员要充分认识档案工作的重要性，本着对学校历史负责，对学校未来发展负责的态度，扎扎实实地做好档案工作。
档案馆作为学校档案工作的行政职能部门和档案实体的管理部门，肩负着存史、服务和管理的重要使命。在做好档案管理工作指导、档案接收和安全保管的同时，更要想方设法做好档案的利用开发工作，发挥档案的作用，发掘档案的价值，更好地实现依法治档，科学管档，为学校和社会提供优质服务的目标，真正把档案馆建设成为社会及社区知名的信息服务机构。
档案工作是学校一项重要的基础性工作，要将它放在突出的位置和用长远、发展的眼光来加以规划、建设，要从档案的历史价值性、永久保管性、不可替代性和档案是党和国家的宝贵财富的特点和高度来予以认识和重视。学校的档案工作区别于其他工作，不能凭想象凭感觉凭眼前利益来衡量它的重要程度，更不能用狭义的市场经济观点来评判它的功效。在学校各项工作得到全面发展的同时，必须要把档案工作纳入其中，并从人、财、物等方面加以保证，使学校档案事业的发展与把我校建设成为国际知名、特色鲜明、多学科高水平的研究型大学目标相适应。
胡锦涛同志也指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们可以更好地了解过去、把握现在、预见未来”。档案是历史轨迹的见证，具有历史性和真实性；档案是社会发展的写照，具有现实性和生动性；档案对未来探索有启迪作用，具有开创性和真理性；档案工作是传承人类文明、开创美好未来的重要工作，让我们共同努力，认真做好档案工作，使我校的档案工作再上一个新台阶。
二、兼职档案员工作职责
从文件材料到档案的转化过程，是归档工作人员运用自身的认识能力对文件材料进行收集、保管、整理、鉴选和提供利用的过程。兼职档案员作为归档工作人员的主要角色，必须本着对学校、对师生员工高度负责的态度，认真细致地对待这项工作，勤勤恳恳地完成归档过程的每一个环节，确保归档文件材料完整、齐全、规范。
档案是通过定期、不定期地零星收集、长期积累而来的。衡量案卷内在质量最重要的标志是文件材料的完整和齐全，因为它是档案工作最基本的要求和基础。在实际工作中，我们必须增强材料收集的主动性、严肃性，凡是归档范围内的文件材料，都要注意平时的收集，不能消极等待，避免事久遗忘。对学校和部门举行的重要会议、举办的重大活动等，还要重点跟踪收集、随时收集，会议、活动结束的同时，材料也就收集到位了，而不是等到一年后归档时再到处去寻找、拼凑。兼职档案员要时刻牢记：最大忌讳是一个字-----拖。
兼职档案员担负着维护学校工作和部门历史真实面貌、为学校和部门发展积累宝贵史料的重要任务，因此，要胜任这项工作，需要一定的理论水平和扎实的业务能力。工作中哪些文件材料要归档，哪些不用归档，哪些是工作的真实记录，哪些是复制件或复印件，哪些是要移交档案馆的，哪些只要保存在部门或学院，都要我们来作出正确的判断。鉴选得当，就能保留下珍贵史料和参考材料，发挥档案的价值，反之，就可能丢失史料，轻则给利用者带来不便，重则给学校和部门工作造成不可弥补的损失。
兼职档案员往往还承担着其他许多工作，所以要合理安排时间，协调好档案工作与其他工作的关系。既然都是岗位工作，就得一视同仁，都要作为份内的工作来对待，并按照要求认真完成好。有些兼职档案员认为他的主要工作不是档案工作，档案工作是附带的，甚至认为是档案馆分派的，这种想法是极其不对的。相反，档案工作非常重要，是教学、科研、管理工作不可缺少的环节，需要足够的细心、耐心、专心才能把它做好，而决不能马马虎虎应付了之。
在学校和部门各项工作不断强化管理、讲究效率的要求下，兼职档案员要加强学习，提高工作的能力。工作中遇到任何困难和问题，要及时向分管领导汇报，得到领导的关心和支持。也要经常与校档案室保持联系，接受档案室工作的指导、监督和检查，认真做好这项岗位工作，为学校的档案事业发展作出应有的贡献。
兼职档案管理员：黄中伟
三、本部门归档管理流程
签收（完整性检查，检查档案分类号及保存年限,归档登记）è整理(按文件产生的先后顺序排列整齐,修补，装订，编号)è分类(依据档案分类及保存年限定其属卷名,编制归档清单)è审阅(将归档清单及归档资料交分管领导审阅并签字)è装订(装订入柜或上架)è年并资料整理(编制全年度档案清单，按归档的类别、卷别、批次编制目录表并装订在各档案的文件夹中,定期清查保管的档案)
四、本部门归档内容
1．学校要求本部门长期保存的档案资料，在每年6月份之前向学校移交上一年度的档案资料：
1) 上级有关数字化、信息化的规定、通知等
2) 本校数字化办公室工作规划、总结、规章制度
3) 本校网络统计报表、安全检查汇报材料
4) 本校数字化办公室网络布局图纸
2．除学校要求外，本部门还需保存保存的档案资料：
部门会议资料，及下列系统的相关档案：
(1)校园网系统：网站信息安全责任书，IP地址申请表，DNS域名申请表，EMAIL地址申请表，代理接入安全责任书等。
(2)校园卡系统：校园卡系统规章制度，校园卡的制卡信息文件（光盘），校园卡系统运作时例外情况处理文档，校园卡系统安全责任书等。
(3)计算中心：上级部门下发的考试软件，上机安排及统计报表，考试过程的记录单(学生签字情况，考场情况，纪律情况)，校园卡上机统计报表，设备借（领）用单，设备维修单（公司），多媒体设备使用记录。
数字化办公室
2021年12月
